Pohjanmaan hyvinvointialue valmistelee uutta tapaa käsitellä asiakastietoja. Rekisterinkäyttöoikeuden avulla esimerkiksi hyvinvointialueen sosiaalityöntekijä ja palveluntuottajan työntekijä voivat katsoa omista asiakastietojärjestelmistään toistensa kirjaamia tietoja.
Käyttöönotto koskee satoja alueen palveluntuottajia, kuten asumispalvelujen, lastensuojelun, kotihoidon ja vammaispalvelujen toimijoita. Rekisterinkäyttöoikeuden avulla palveluntuottaja voi käsitellä ja tallentaa palvelussaan syntyvät asiakastiedot suoraan Pohjanmaan hyvinvointialueen asiakasrekisteriin Kanta-palveluissa.
Hyvinvointialueella on jo tekninen valmius käyttöönottoon, mutta määrittelytyö on vielä kesken. Käyttöoikeuksiin liittyvät kiinteästi asiakkaiden tietoturvaan ja yksityisyyden suojaan, joten prosessin on oltava sisäisesti ja palveluntuottajien suuntaan selkeä ennen kuin käyttöönottoissa voidaan edetä.
Palveluntuottajan on oltava liittynyt Sosiaalihuollon asiakastietovarantoon ja käytettävä Kanta-yhteensopivaa asiakastietojärjestelmää, joka tukee rekisterinkäyttöoikeutta ja rakenteista kirjaamista. Lisäksi palveluntuottajan on varmistettava järjestelmätoimittajaltaan järjestelmän tekninen valmius, huolehdittava henkilöstön käyttöoikeuksista, perehdytyksestä, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä osallistuttava tarvittaessa käyttöönottokokeeseen.
Pienille palveluntuottajille, joilla ei ole sähköistä asiakastietojärjestelmää tai jotka eivät voi ottaa rekisterinkäyttöoikeutta käyttöön, on laadittu erilliset toimintaohjeet tietojen dokumentointia, säilyttämistä ja toimitusta varten.